En guide med best practices til PDM-installation

5 trin til succesfuld PDM-installation

En guide baseret på best practices

Hovedopgaven – eller hovedingredienserne – i at opsætte et PDM-system omfatter fem trin, som vil sikre, at I kommer i mål med den opgave, I har stillet jer selv. Og det rækker lige fra ”Hvor skal IT-skabet stå?” til ”Hvordan kommer vi i drift?”

De fem trin til en succesfuld PDM-installation er:

  • Start med en grundig foranalyse
  • Få styr på hardware og infrastruktur
  • Gå i gang med det helt rigtige setup
  • Så står den på pilottest
  • Gå live og sæt PDM i drift

En PDM-installation foretages i et samarbejde med os som forhandler, og vi trækker på mange års viden og erfaring til at hjælpe jer med at sikre, at den rette implementeringsplan er defineret for jeres virksomhed.

I kan læse mere om vores service indenfor PDM-installation her:

Det vigtige er at få lavet en god plan og en såkaldt foranalyse, så I ved, hvilke opgaver der skal laves, og hvor lang tid det tager at lave. Her forbereder vi sammen installationen især på IT-området og -infrastrukturområdet.

Alt skal være på plads inden I installerer, ellers så får I ventetid, og I får måske uhensigtsmæssigheder i form af mangel på kapacitet på servere osv.

Det er meget vigtigt at huske at få testet og lavet en god pilotfase, hvor I tester scenarier og eventuelt reviderer jeres setup. Test er afgørende for succes.

Uddannelse er også et meget væsentligt trin. Der er kundeeksempler, hvor kunden siger:
”Det er ikke nødvendigt med uddannelse her. Lad os bare komme i gang.”

Det, vi ser i de scenarier, er mange supportopkald. Vores anbefaling er klar: Tag uddannelsen – det koster så lidt tid, og det giver så meget i forhold til at kunne administrere sit system og instruere sine kolleger i brugen af det.

Læs med når vi kigger nærmere på de fem trin i de følgende afsnit – eller se webinaret her, hvor jeg også gennemgår installationsprocessen og mere til:

1. Start med en grundig foranalyse

Den første opgave er som sagt foranalysen. Vores bud på en foranalyse er en afklaring og en forventningsafstemning, der sikrer, at vi i vores samarbejde kommer omkring alle aspekter af opgaven.
Målet er at opnå en løsning, som I kan bruge i drift.

Foranalysen er nemlig en løsning på jeres ønskede opgaver, og den er et bud på et leveranceomfang.
Hvad forventer I selv at udføre med PDM, og hvad vil det være muligt at levere fra vores side?

Når alle opgaver er klarlagt, kan vi lave et tilbud og angive en mulig leveringstid. Det tager typisk 2-3 dage at udføre. En dag hvor vi kommer ud til jer, og vi samler data op og snakker med alle, der skal være en del af jeres PDM-projekt. Og et par dages hjemmearbejde, hvor vi gennemgår alle data, vi har fået frem.

Hvis det er et meget specielt setup på hardware eller funktionalitet, så har vi mulighed for at trække på Field Services fra SolidWorks Corp., som er et hold af trænede eksperter med mere end 20 års erfaring i implementering af PDM.

De kan hjælpe os med jeres setup og med verifikation af setup. De kan også hjælpe os med at kigge på de historiske data, I ønsker migreret ind i PDM.

2. Få styr på hardware og infrastruktur

Foranalysen indeholder alle konkrete opgaver, der skal udføres i PDM-projektet, men også en definition af den nødvendige IT-infrastruktur, som projektet kræver.

Denne definition består delvis af anbefalinger fra SolidWorks Corp. og af minimumskrav baseret på de data, vi ser hos jer. Hvilke krav er der for eksempel til mængde af data?

Det er vigtigt at være bevidst om, hvilke mængder af data, I ønsker at lægge ind i PDM-systemet, og hvor mange brugere, der skal være.

Er der for eksempel krav om, at der skal være eksterne afdelinger, som kan kobles sammen og synkronisere data?

Mange spørgsmål rejser sig – hvad med diskstørrelse, hvor meget ram skal vi have, hvilke typer processer skal vi vælge, hvor mange mængder data lægger vi ind i det her pr. år osv.

Alle de her spørgsmål vurderer vi bl.a. med værktøjer fra SolidWorks Corp. Så har vi gode forudsætninger for at forudse størrelse af det anlæg, som vi sætter op sammen med jer baseret på helt konkrete og aktuelle data fra jer.

Vi følger altid SolidWorks Corp.’s anbefalinger. De kan findes på kundeportalen på SolidWorks’ hjemmeside. Det er en god idé, hvis jeres IT-folk og administratorer logger ind og finder svar til hardware- og softwaremiljøer.

Vores teknikere er uddannet i rådgivning ud fra de guidelines, som SolidWorks Corp. udstikker. Blandt andet i Solid Practices, som er en samling af viden fra SolidWorks Corp.’s udviklingsafdeling og deres supportteam. Herfra kan vi lave en vejledning ud fra alle typer setup inklusiv rådgivning i layout af jeres netværk.

Definitionen af den nødvendige IT-infrastruktur består også delvis af licens-regler til den SQL-database, som følger med, og af opgaver til jeres IT-afdeling. Det kunne være backup-funktioner, som skal bygges ind.

PDM Professional er baseret på Microsoft’s SQL Standard-database. Den medleveres i det installationskit, som kommer fra SolidWorks Corp. Til det hører nogle licensregler.

Nogle kunder har eksisterende SQL allerede, som kan være basis for et økonomistyrings- eller produktions-styringssystem. Hvis man vælger at gøre brug af den SQL til PDM, skal den være i overensstemmelse med reglerne fra Microsoft.

Det vil sige, at hvis I vil bruge jeres SQL, som I lige nu bruger til jeres Navision-system, så skal det udover at være licenseret til at køre Navision-licenser også være certificeret til at køre PDM.

SQL-licenser til PDM har vi skrevet mere om, som I kan læse her:

Vi har erfaring for, at det bedste resultat opnås ved at anvende dedikeret hardware til et PDM-projekt.
Det anbefaler vi.

Det skal være hardware, der er baseret på Microsoft operativsystemer. Når man har sådan et operativsystem, så kan man anvende den SQL-licens, som vi leverer med – så er den licenseret.

Dedikeret hardware er ikke NAS-boxes eller Dropbox. Dropbox især er kendt for at ødelægge SolidWorks-filer. Det er ikke beregnet til at bruge til PDM. Så hold jer langt fra NAS-boxes og Dropbox til SolidWorks-fillagring.

En vigtig funktion i PDM er også at få taget backup af de data, man lægger ind. Det kan deles i tre. Der er de fysiske filer – alle de filer I har tegnet. Så er der selve SQL-databasen, som holder styr på alle relationer mellem de her filer. Og så er der det, vi kalder arkivserverindstilling – oplysninger om brugere, login credentials osv.

De tre former for backup kan alle sammen automatiseres på en eller flere måder. Det ville vi være behjælpelige med under setup af et PDM-system.

3. Gå i gang med det helt rigtige setup

Når hardwaren er på plads, og infrastruktur og licenser er verificeret, så kan vi begynde at lave det reelle PDM-setup. Vi vil bygge en Vault ud fra de oplysninger, vi har fået fra jer. Dem vi fandt i foranalysen.

Oftest sætter vi det op på det IT-setup, I har i jeres virksomhed. Alternativt hvis et produktions- eller testsystem endnu ikke er klart, så kan vi bygge det op hos os i vores systemer, og når vi er færdige overføre det til jeres system.

Installation af servere og klienter sker efter guides fra SolidWorks Corp., som er nogle rigtig uddybende guides. Dem har I adgang til, og de findes på SolidWorks’ hjemmeside og i installationsmediet til PDM.

Find dem også her:

Installationsvejledning til PDM

Når vi har installation af softwaren på plads, så kan vi begynde at sætte alle de oplysninger, vi har samlet i foranalysen, ind i det her system. Så er det, vi begynder at kunne tilpasse PDM-systemet lige specielt til jeres behov.

4. Så står den på pilottest

Når Vaulten er i luften med alle settings fra foranalysen, så er det tid til at få den testet. De brugere, der skal anvende systemet, de skal altså i gang med en pilottest. Og de skal teste på den Vault, der danner basis for jeres kommende produktionssetup.

Projektet til pilottest, plejer vi at sige, skal være 90% færdigt. Pilottesten skal afdække de mulige mangler, der må være.

Den kan også bruges til at træne arbejdsmetoder. Arbejdsmetoder I som kunder måske har været usikre på i forbindelse med foranalysen og måske først nu forstår betydningen af, når I har haft PDM i faktisk brug.

Ønskede funktioner, I kommer med i foranalysen, kan vise sig teoretisk at være rigtig smarte. Men i praksis vise sig at være overflødige, når I først kommer i gang med at teste.

Pilottesten er derfor en gennemgang af al den funktionalitet, som er beskrevet i foranalysen. Det kan være oprettelser af filer, indlæsning af eksisterende filer fra jeres tidligere system, det kan være at rette i eksisterende filer, revisionsstyre filer, og sikre at revisioner stemples korrekt på jeres tegninger, når de frigives – og det kan også være at teste en funktion, som at skabe PDF-filer automatisk, når en tegning frigives.

I kraft af pilottesten er der plads til at lave mindre ændringer i selve setuppet. Det vil sige, at vi kan lave rettelser i workflow, rettelser i datakort og kigge på variabler, der måske skal mappes på anden vis.

Når pilottesten er sat i luften, så er det tid til at få uddannet jeres personale. I første omgang så bør de personer, som skal være administratorer på systemet, have en uddannelse.

Vores tilbud til uddannelse for at komme i gang består af en dags brugerundervisning, hvor vi viser jer, hvordan systemet virker. Først på et standard-setup, og så går vi over i jeres specifikke setup og viser jer, hvordan det virker og ser at forskellen formentlig er meget lille.

Dagen efter brugerkurset laver vi en introduktion til det at være administrator, så vi kan se, hvordan systemet, som vi brugte dagen før, er bygget op.

5. Gå live og sæt PDM i drift

Nu er det vigtigt at lære det, vi så under pilottesten. Det kan være, vi skal udføre en pilottest mere. Det kan være, at der er lavet ændringer, som indikerer, at det ville være en god idé at teste igen.

Det er vigtigt at sørge for at teste tilstrækkeligt. Hellere teste for meget end at gå i drift med et system, som måske mangler noget setup.

Med en eller flere veloverståede pilottest, så kan vi begynde at kigge på, hvordan vi får PDM-systemet flyttet ud i drift.

Vi har verificeret, at alle opgaver i foranalysen er opfyldt, og så er det egentlig bare at gå live.

Det er også nu, det er tid til at kigge på noget uddannelse til de øvrige brugere af systemet. Først så har vi uddannet de administrative brugere, og nu skal resten af holdet med.

Det kan vi tilbyde at gøre for jer. Det tager en dag at undervise PDM-brugere i anvendelse af det. Vi kan også tilbyde at lave det som web-sessions – vi har erfaring for at eksempelvis kunder med udenlandske afdelinger kan have svært ved at fragte alle deres klienter til Danmark for at blive undervist, og så kan vi tilbyde at køre det som halvdags webundervisning.

Når vi har gennemført denne her uddannelse – eller eventuelt samtidig med – så skal vi have opsat et live miljø.

Den Vault, der blev brugt til at pilotteste, bliver ryddet – vi sletter alle de data, der måtte ligge deri – og bruger den som drifts-vault.

Vi kan også lade pilot-vaulten ligge, så man har den som test. Så kunne man kopiere den seneste pilot-vault over i sit driftsmiljø og sætte den op og derpå starte sin drift.

Og når vi er færdige med det, så er det uddannelse, og at udrulle PDM-softwaren til alle de klienter, som skal deltage i det her setup.

Det her er vores bud på de forudsætninger, der skal på plads for at komme godt i gang med et projekt. Et komplet PDM-projekt, som typisk kunne tage seks til otte uger at komme igennem, fra vi starter med installation, til vi er igennem at pilotteste, og til vi er klar til en given driftssituation.

Gode råd er gratis

Nu sidder I måske og tænker: ”Hvordan kommer vi videre herfra? Hvordan kommer vi i gang med et PDM-projekt?”

Så er det bare med at gøre brug af vores erfaringer – vi har erfaringer siden 2006 med implementering af PDM Professional i de her kundeopgaver, og vi deler gerne ud af vores oplevelser.

I er velkomne til at ringe til os og få råd og vejledning. Og I er også velkomne til at booke os til at komme ud og lave en foranalyse, så vi kan se på, hvad det vil betyde for jer at få implementeret PDM i organisationen.

Hellere bruge to konsulentdage på en god foranalyse og finde ud af:
”Okay, det var måske for stor en mundfuld” eller finde ud af: ”Det kan vi godt.”

Det er bedre end blot at sætte et helt stort scenarie i værk for så tre måneder senere at finde ud af, I er nødt til at gøre det hele om.

Så start nu med den her fornanalyse og få det godt arbejdet igennem, så I er sikre på at ramme godt i mål.
Det er rigtig vigtigt.

I kan ringe til os på tlf. 33 25 20 80 eller skrive til info@teamworks.dk

Vores service indenfor PDM-installation kan I læse meget mere om her:

Med venlig hilsen,
Lars Nygaard

Lars er teknisk chef hos Danmarks største SOLIDWORKS forhandler TEAMWORKS A/S.